述职报告外在结构是格式化的，包括标题、称谓、正文和署名四部分。
标题
1.单行标题：述职报告或者在(上)的述职报告。2.双行标题：正题写主题，或者写述职报告类型，副题写述职场合。
称谓
称谓是报告者对听众的称呼。称谓要根据会议性质及听众对象而定。各位领导、代表。称谓放在标题之下正文的开头，有时根据需要在正文中间适当穿插使用。称谓一般采用提行的写法。要用谢谢大家等礼貌语言。
正文
述职报告的写法依据报告的场合和对象而定，一般来说采用总结式写法，共分四部分。
1.基本情况
履行职责的基本情况，须平直、概括、简短。用最精练的文字，概括地交待，如主要情况、时间、地点、背景、事件经过等。
(1)工作过程。(2)内容概括(成绩、经验为主)。可以将总结出来的规律性认识、主要经验或教训、主要成绩或存在的问题用简短概括性文字写出来。(3)主题认识。这样，听众在对报告的全貌有一个大致的了解，也能够统领全篇，激发听取的兴趣，启发和引导听众积极思考。
2.成绩经验
自此以下包括问题教训和今后计划共三部分，分层次来分析证明主题，这才能条理分明。层次安排方法，一般采取横向排列(各层次独立性强，共同论证主题的正确)。每一层次都要有一个小的主题，写成层义句。层义句，一般写在层次前面，或者每一层次前后都要写出，也有的层义句写成了小标题。可以是口号(主题句)的反复。层次中间要恰当运用材料。
3.问题教训
要实实在在，要有条理，不要避重就轻。
4.今后计划
包括目标、措施、要求三要素。要切实可行。这部分与总结不同，数量少一些，占全文1/5以下为好。报告结束时要用称谓礼貌用语，如：以上述职报告妥否，请予审议。谢谢大家!
写作要求
一要以事实和材料为依据。对以往的工作实践进行回顾、分析，因此以往实践所发生的事件是写作的唯一依据。事件材料必须真实可信，数字要准确可靠，背景材料要有辅助性，能与事实形成鲜明的对比或者烘托。
二要点面结合，重点突出。述职报告过分全面，这样势必犯了大而全的错误。包罗万象，应有尽有，表面看上去好像很不错，实际上眉毛胡子一把抓。抓精华，找典型，以这段时期工作中突出而富有典型意义的事件来反映一般情况，抓住主要矛盾，写出这一段工作的特色，这样的述职报告不会千篇一律，才会具有指导意义。
三要分析事实与材料，找出规律。述职报告的目的是为了以后更好地工作，扬长避短，因此经验与教训是一篇总结的关键。要从自己掌握的事实与材料中总结出现律性的东西，这样的述职报告才有意义。所谓现律性的东西，即是反映事物本质与发展必然性的认识，是经常起作用的认识。