第一章 总则

第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。

第二条 所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。

第三条 文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。其他部门的文书管理，也应参照本制度。

第二章 文件的收发和催办

第四条 对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。

第五条 文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件，粘贴“文件批阅单”，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。为避免文件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速办。

第六条 学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件的要求进行传阅不得个人保存。

第七条 为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二天（特殊情况除外）。如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。

第八条 各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、检查的责任，各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果，承办人要签注姓名及年、月、日，以示负责并备查考。

第九条 机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门对学院统一编号的文件要及时处理、归档，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丢失。

第三章 文件的借阅和清退

第十条 各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件，需经本部门领导签字同意，有密级的文件，需经院长办公室处长同意后方可借阅。

第十一条 借阅文件应严守登记、签收手续，遵守借阅时间，按期归还，以免影响文件的使用和保管。

第十二条 严格文件清退制度。机要员除对承办的公文进行日常催办外，实行月终一小清，季末一中清，年终总清。每年的第一季度将上年的文件进行一次清理后全部立卷归案。上级限期清退的文件及时催交上报，不得延误积压。如文件丢失，必须查明原因和责任者，写出书面报告，按情节轻重，给予必要的处分。

第四章 文件的保管和归档

第十三条 凡下列文件统一由学院档案室保管归档：

（1）上级机关来文，上级对学院报告、申请的批复；

（2）学院发出的报告、指示、决定、决议、纪要、规定、重要通知、生产计划、总结、领导发言、人事、组织、各类年报等；

（3）学院党代会、团代会、学代会、学院党政办公会、学院党、政、工联席会、学院行政办公例会、学院中层干部扩大会及各种专业会议记录；

（4）参加上级召开的各种会议所携带回学院的文件、资料及本学院在会上汇报发言材料等；

（5）反映学院先进人物、事迹及学院领导工作等；

（6）反映学院有关奖惩的材料；

（7）学院日志、南广大事记和工作简报；

（8）向上级请示批复的文件及上报的有关材料等；

（9）上级部门直接发至学院各单位的文件，如涉及到学院全局的，应交院长办公室由机要员登记，由分管院领导批示后再下发办理。

第五章 文件立卷与销毁

第十四条 立卷要求

（1）文件立卷应按内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档；

（2）按立卷要求分卷装订，写明案卷标题，卷内文件以时间顺序排列，列好案卷目录，清点案卷无误后方可归档；

（3）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；

（4）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档；

（5）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案室移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

第十五条 文件的销毁

（1） 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，院长办公室机要员应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续；

（2） 经审核同意销毁的文件，应由机要员和院办主任在场负责销毁。

第六章 文件传阅

第十六条 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所。

第十七条 阅读文件应抓紧时间，不影响他人传阅，当天阅后应签名以示负责。如有：“提示”、“拟办意见”，院长办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求办理有关事宜。

第十八条 阅文时不得抄录全文，以防泄密。

第十九条 不得任意取走文件夹中任何文件，如确工作需要，要办理借阅手续。

第二十条 文件阅完后，应送交机要员，避免横传，以便保管。

第二十一条 对于紧急文件要速阅速办